Onze AI bouwt de adviesbrief op twee dingen: vergelijking met vorig boekjaar en vergelijking met de sector. Daarom is één ding cruciaal: lever twee volle boekjaren in één Excel-export aan, niet alleen het huidige jaar.
Onze suggestie: maak in Exact Online een nieuwe export met Vergelijkende periode aangevinkt (in Visionplanner: meerjarige rapportage). Beide jaren staan dan naast elkaar in het bestand.
Exact Online
Eén tab: "Proef- en saldibalans"
- Open de administratie van de klant.
- Ga naar Financieel > Rapporten > Proef- en saldibalans.
-
Stel in:
- Periode: heel het laatst afgesloten boekjaar.
- Vergelijkende periode: aanvinken en vorig boekjaar kiezen (zo staan beide jaren naast elkaar).
- Niveau: grootboekrekening (niet alleen totalen of rubrieken).
- Inclusief beginsaldi: aan.
- Klik op Exporteren naar Excel.
- Stuur het Excel-bestand ongewijzigd door.
Visionplanner
Twee tabs: "Balans" en "Winst en verlies"
- Open het dossier van de klant.
- Ga naar Rapporten > Standaard rapportage.
-
Kies meerjarige rapportage en selecteer beide rapporten:
- Balans, met vergelijking vorig boekjaar.
- Winst en verlies, met vergelijking vorig boekjaar.
- Eventueel Toelichting (geeft extra context, geen blokker).
- Kies Exporteren naar Excel.
- Stuur het Excel-bestand ongewijzigd door.
Wat herkennen wij automatisch, en wat moet je zelf checken?
Onze upload-controle (preflight) loopt elk bestand in 1 tot 2 seconden langs en pakt onderstaande gegevens op uit het bestand zelf. Wat de preflight wel of niet kan: zie de tabel.
| Punt | Wat we wel accepteren | Wat we afwijzen |
|---|---|---|
| Boekjaren | huidig + vorig in één export | alleen huidig boekjaar (Format-B) |
| Boekjaar-lengte | minstens 11 maanden | gebroken of korte boekjaren (< 11 maanden) |
| Type entiteit | BV, eenmanszaak, VOF, maatschap, NV | holding (SBI 6420), stichting, vereniging |
| Soort jaarrekening | enkelvoudig (werkmaatschappij) | geconsolideerd |
| Administratiecode | automatisch herkend bovenaan het bestand | ontbrekend (typ je handmatig in: 3 tot 20 hoofdletters of cijfers) |
Bij een holdingstructuur
Lever de jaarrekening van de werkmaatschappij aan, niet van de holding. Bij een geconsolideerde jaarrekening: lever de enkelvoudige cijfers van de werkmaatschappij apart aan.
Wat verbetert de kwaliteit van de brief verder?
Niet verplicht, wel nuttig.
- SBI-code in de administratiekop. Wij koppelen die automatisch aan een CBS-sectorbenchmark. Hoe specifieker (5 cijfers in plaats van 2), hoe scherper de vergelijking met de sector.
- Strategische context invullen in het upload-scherm. Een zin als "klant overweegt verkoop binnen 2 jaar" of "personeel is recent uitgebreid met 3 FTE" laat de brief slimmer landen op de werkelijkheid van het bedrijf. Maximaal 500 tekens, optioneel.
- Geen handmatige aanpassingen in de Excel. Tussentotalen die jij toevoegt, geherbenoemde rekeningen of verwijderde rijen verwarren onze herkenning. Lever de rauwe export aan.
Wat zegt het upload-scherm vlak na uploaden?
Binnen één tot twee seconden zie je een gekleurde voorcontrole-banner in het upload-scherm.
Groene banner: klaar voor verwerking. Geen actie nodig, klik op verzenden.
Oranje banner: iets ontbreekt. Meestal de administratiecode. Typ de code handmatig in (3 tot 20 hoofdletters of cijfers, geen leestekens) en klik opnieuw op verzenden.
Rode banner: buiten onze pilot-scope. Het dossier wordt afgewezen met uitleg in een terugkoppel-rapport. Open dat rapport en lees waar het misging.
Wat als er iets misgaat?
Een terugkoppelrapport laat zien waarom wij een dossier afwijzen of welke rekeningen we niet kunnen plaatsen. Open dat rapport voordat je opnieuw begint. Vaak los je het op door één instelling in Exact of Visionplanner aan te passen en opnieuw te exporteren. Bij twijfel: stuur het terugkoppelrapport plus de Excel naar uw contactpersoon bij Orange Future.
Samenvatting voor wie haast heeft
Exact Online: Proef- en saldibalans, hele boekjaar plus vorig boekjaar, grootboek-niveau, naar Excel, ongewijzigd uploaden.
Visionplanner: Balans plus Winst en verlies (eventueel plus Toelichting), met vergelijking vorig boekjaar, naar Excel, ongewijzigd uploaden.
Werkmaatschappij, geen holding. Enkelvoudig, geen geconsolideerd. BV of eenmanszaak, geen stichting. Volledig boekjaar, minstens 11 maanden.
Lukt het in één keer goed, dan ligt de adviesbrief binnen één werkdag klaar voor uw eindcontrole.